Überführen Sie einen realen Ablauf in geordnete Abschnitte, Antwortregeln und einen begrenzten Kanban-Workflow.
Bevor Sie beginnen
- Beschreiben Sie den Ablauf als klar voneinander abgegrenzte, beobachtbare Aufgaben.
- Legen Sie fest, welche Nachweise für jede Aufgabe erforderlich sind.
Ablauf strukturieren
Gruppieren Sie Aufgaben in Abschnitte und formulieren Sie pro Zeile eine eigenständige Aufgabe. Jeder Abschnitt kann bis zu hundert Aufgaben enthalten, eine Vorlage bis zu dreißig Abschnitte.
Antwortregel auswählen
Verwenden Sie je nach erforderlichem Nachweis „Erledigt“, „Ja/Nein/Nicht zutreffend“, Text oder Zahl. Markieren Sie einen Abschnitt nur dann als optional, wenn seine Aufgaben den Endstatus ohne Antwort erreichen können.
Board gestalten
Definieren Sie zwei bis zehn eindeutige Statuswerte. Der erste ist die Startspalte, der letzte schließt eine Aufgabe ab. Weisen Sie einem Status nur dann einen gültigen betrieblichen Benutzer zu, wenn diese Phase einen bestimmten Verantwortlichen hat.
Schritt für Schritt
- Erstellen oder bearbeiten Sie eine Vorlage.
- Fügen Sie zwei bis zehn Workflow-Statuswerte hinzu.
- Markieren Sie den ersten und letzten Status korrekt.
- Erstellen Sie geordnete Abschnitte mit einer Aufgabe pro Zeile.
- Wählen Sie Antworttyp und erforderliche Eingabe und speichern Sie.
Abschlussprüfung
- Jede Aufgabe ist eindeutig formuliert.
- Erforderliche Antworten entsprechen der Regel für den Endstatus.
- Statusnamen und Verantwortliche sind eindeutig und gültig.
Tipp: Verwenden Sie „Duplizieren“, wenn sich ein Ablauf unabhängig weiterentwickeln soll, statt viele bedingte Varianten anzulegen.