Pekerjaan berulang membuat bisnis kecil terus berjalan: menyiapkan ruang kerja, memeriksa persediaan, memperbarui catatan, menindaklanjuti permintaan rutin, atau menyelesaikan pemeriksaan operasional berkala. Namun, pekerjaan yang dapat diulang mudah menjadi pekerjaan yang tidak jelas. Ketika beberapa orang menganggap orang lain menangani suatu tugas, tugas tersebut dapat tertunda, dikerjakan dua kali, atau dibiarkan tidak selesai tanpa disadari siapa pun.
Jawaban praktisnya bukan sekadar membuat daftar yang lebih panjang. Untuk menugaskan tugas berulang kepada karyawan secara efektif, tetapkan satu penanggung jawab untuk setiap tugas, jelaskan seperti apa penyelesaian tugas tersebut, buat jadwal pengulangan yang sesuai dengan pekerjaannya, dan tinjau catatan penyelesaiannya sebelum pekerjaan yang terlewat menumpuk. Hal ini menciptakan tanggung jawab tanpa menjadikan setiap manajer sebagai sistem pengingat.
Mulailah dengan pekerjaan yang memerlukan penanggung jawab yang ditetapkan
Tidak setiap kegiatan memerlukan penugasan berulang yang formal. Mulailah dengan pekerjaan yang cukup sering diulang, cukup penting, atau cukup mudah terlewat sehingga akan terbantu dengan adanya penanggung jawab yang terlihat jelas. Ini dapat mencakup pekerjaan operasional harian, mingguan, atau pekerjaan rutin lainnya.
Penanggung jawab yang ditetapkan menjawab satu pertanyaan penting: Siapa yang bertanggung jawab memastikan tugas ini selesai kali ini? Ini tidak berarti orang tersebut harus mengerjakan setiap bagian sendirian. Mereka dapat melaksanakan pekerjaan, meminta bantuan, atau berkoordinasi dengan rekan kerja. Namun, tanggung jawab untuk memastikan tugas tersebut terlaksana hingga selesai tidak boleh dibagi secara samar kepada “tim”.
Carilah tugas yang saat ini memunculkan pertanyaan seperti:
- “Apakah ada yang sudah mengerjakan ini?”
- “Saya kira orang lain yang mengurusnya.”
- “Mengapa ini diselesaikan dua kali?”
- “Kapan ini terakhir diperiksa?”
Pertanyaan-pertanyaan tersebut menandakan bahwa tanggung jawab tugas dalam tim kecil tidak jelas. Buat daftar kegiatan berulang yang mendasarinya dan putuskan apakah masing-masing memerlukan satu penanggung jawab. Prioritaskan pekerjaan yang penyelesaiannya terlewat dapat mengganggu operasional atau yang membuat manajer berulang kali harus mengejar pembaruan.
Misalnya, “mengendalikan persediaan” adalah tujuan berkelanjutan, bukan tugas yang dapat diselesaikan seseorang dengan jelas. Sebagai gantinya, tugas berulang dapat berbunyi, “periksa tingkat persediaan saat ini dan catat apakah pengisian ulang diperlukan.” Penanggung jawab bertugas menyelesaikan pemeriksaan itu sesuai jadwal dan meninggalkan catatan yang terlihat.
Tetapkan satu penanggung jawab saat ini untuk setiap tugas berulang
Aturan paling sederhana untuk kepemilikan tugas berulang juga merupakan yang paling berguna: setiap pelaksanaan tugas harus memiliki satu penanggung jawab yang disebutkan dengan jelas. Beberapa orang dapat terlibat, tetapi satu orang harus dapat diidentifikasi sebagai pihak yang bertanggung jawab atas penyelesaiannya.
Tetapkan tugas berdasarkan peran yang paling dekat dengan pekerjaan tersebut, alih-alih otomatis menugaskan semuanya kepada manajer atau karyawan yang paling andal. Orang yang secara rutin melakukan atau mengawasi kegiatan itu sering kali merupakan penanggung jawab yang tepat. Ini menjaga tanggung jawab tetap dekat dengan pengetahuan operasional yang diperlukan untuk bertindak.
Jelaskan secara spesifik perbedaan antara tanggung jawab utama dan dukungan:
- Penanggung jawab: memastikan tugas diselesaikan dan ditandai selesai.
- Kontributor: membantu mengerjakan sebagian pekerjaan saat diperlukan.
- Peninjau: memeriksa catatan penyelesaian atau hasil pada waktu yang disepakati.
Pembedaan ini menghindari sumber kebingungan yang umum: mencantumkan beberapa nama tanpa menjelaskan siapa yang memegang tanggung jawab akhir. Jika dua karyawan sama-sama dicantumkan sebagai penanggung jawab, masing-masing dapat mengira yang lain akan bertindak. Satu penanggung jawab membuat tindak lanjut menjadi langsung dan adil.
Ada kalanya tanggung jawab bergilir. Dalam hal itu, tentukan giliran tersebut sebelumnya agar tetap ada satu penanggung jawab untuk setiap pelaksanaan terjadwal. Jangan mengandalkan orang-orang untuk mengingat giliran siapa. Kuncinya adalah siapa pun yang melihat pekerjaan tersebut dapat mengetahui siapa yang bertanggung jawab saat ini, bukan hanya siapa yang biasanya menanganinya.
Gunakan ruang kerja yang terlihat untuk penugasan
Penugasan harus mudah ditemukan oleh tim di tempat yang sama dengan pekerjaannya. Daftar periksa berulang menyediakan struktur praktis untuk pekerjaan yang dapat diulang: tugas dapat dicantumkan dengan jelas, tanggung jawab dapat ditetapkan, dan penyelesaian dapat ditinjau kemudian. Daftar periksa untuk pekerjaan operasional berulang dirancang untuk membantu tim kecil membuat daftar periksa berulang yang jelas, menetapkan tanggung jawab, dan melihat apa yang sudah selesai.
Visibilitas penting karena menggantikan ingatan dan pesan informal dengan rujukan bersama. Karyawan dapat melihat tugas yang menjadi tanggung jawabnya, rekan kerja dapat menghindari pengerjaan tugas yang sama dua kali, dan manajer dapat meninjau penyelesaian tanpa meminta pembaruan dari semua orang.
Buat tugas menjadi spesifik dan dapat diamati
Penugasan berulang hanya menciptakan kejelasan jika pekerjaannya sendiri jelas. Label umum seperti “pembukaan”, “administrasi”, “periksa peralatan”, atau “penutupan” menyisakan terlalu banyak ruang untuk penafsiran. Dua karyawan mungkin melakukan tindakan yang berbeda dan keduanya percaya bahwa mereka telah menyelesaikan tugas yang sama.
Tuliskan setiap tugas agar orang yang wajar dapat memahami tindakan yang harus dilakukan dan hasil yang menegaskan penyelesaiannya. Deskripsi tugas yang berguna mencakup:
- Tindakan: Apa yang harus dilakukan penanggung jawab?
- Cakupan: Area, item, catatan, atau rutinitas mana yang dicakup?
- Titik penyelesaian: Apa yang menunjukkan bahwa tugas sudah selesai?
Misalnya, ganti “tinjau permintaan rutin” dengan “tinjau permintaan rutin saat ini dan pastikan setiap permintaan telah ditangani atau ditandai untuk ditindaklanjuti.” Rumusan ini memberi penanggung jawab tindakan dan titik akhir yang jelas. Rumusan ini juga memungkinkan peninjau memahami arti “selesai”.
Jaga agar instruksi tetap proporsional. Tugas sederhana mungkin hanya memerlukan satu kalimat. Rutinitas yang memiliki beberapa tindakan yang diperlukan mungkin memerlukan daftar periksa berisi langkah-langkah tersendiri. Memecah rutinitas yang kompleks menjadi item yang dapat diamati mengurangi risiko karyawan menandai seluruh kegiatan sebagai selesai setelah hanya melakukan bagian yang paling mudah.
Sebuah tugas siap ditugaskan ketika penanggung jawab dapat mengetahui apa yang harus dilakukan, kapan melakukannya, dan cara mengenali penyelesaiannya tanpa perlu meminta klarifikasi.
Rumusan yang jelas juga meningkatkan serah terima. Saat seseorang tidak hadir atau peran berubah, karyawan lain dapat mengambil tanggung jawab menggunakan tugas yang terdokumentasi alih-alih bergantung pada kebiasaan yang tidak tertulis. Ini adalah manfaat praktis dari pengelolaan pekerjaan berulang: proses tetap dapat dipahami bahkan ketika orang yang biasanya mengerjakannya tidak tersedia.
Tetapkan jadwal pengulangan yang sesuai dengan pekerjaan
Jadwal yang tepat didasarkan pada kebutuhan operasional, bukan hanya pada hal yang paling mudah diingat. Beberapa pekerjaan memerlukan perhatian setiap hari. Pekerjaan lain hanya memerlukan pemeriksaan mingguan atau peninjauan rutin pada interval lain. Tetapkan ritmenya berdasarkan kapan penyelesaian tugas bermanfaat dan kapan penundaan menjadi masalah.
Saat memilih jadwal, tanyakan:
- Apa yang dapat terjadi jika ini tidak diselesaikan selama satu hari, satu minggu, atau lebih lama?
- Kapan penanggung jawab secara realistis dapat melakukan pekerjaan ini?
- Apakah tugas ini bergantung pada rutinitas lain yang harus selesai lebih dahulu?
- Apakah tugas ini lebih bermanfaat dilakukan pada awal, tengah, atau akhir periode kerja yang relevan?
Buatlah waktu secara tepat ketika ketepatan itu penting. “Mingguan” dapat berarti hal yang berbeda bagi orang yang berbeda. Jadwal yang lebih jelas menyebutkan hari atau periode kerja yang diharapkan. Demikian pula, “akhir hari” harus sesuai dengan titik operasional nyata yang dikenali tim.
Jadwal pengulangan seharusnya mendukung pekerjaan, bukan menciptakan pekerjaan sibuk. Jika suatu item berulang tidak lagi memiliki tujuan yang bermanfaat, tinjau item tersebut alih-alih membiarkannya tetap dalam daftar tanpa batas waktu. Sebaliknya, jika suatu tugas sering terlewat karena waktunya tidak sesuai dengan alur kerja, sesuaikan jadwalnya sebelum menganggapnya sebagai masalah kinerja individu.
Menggunakan ruang kerja daftar periksa berulang membantu menyatukan tugas yang dapat diulang, penanggung jawabnya, dan status penyelesaiannya. Ini membuat jadwal lebih mudah diikuti dibandingkan proses yang tersebar di antara ingatan, pesan terpisah, dan catatan yang tidak terhubung.
Tinjau penyelesaian sebelum pekerjaan yang terlewat menumpuk
Menugaskan pekerjaan hanyalah separuh dari akuntabilitas. Separuh lainnya adalah peninjauan rutin dan proporsional atas pekerjaan yang telah selesai. Tanpa peninjauan, suatu tugas mungkin memiliki penanggung jawab secara teori tetapi tetap menghilang dalam praktik.
Peninjauan tidak harus berubah menjadi pemeriksaan terus-menerus. Frekuensi yang tepat bergantung pada pentingnya dan waktu pekerjaan tersebut. Manajer dapat memeriksa pekerjaan harian yang kritis secara rutin, sedangkan pekerjaan mingguan yang kurang mendesak dapat ditinjau sebagai bagian dari pemeriksaan operasional yang direncanakan. Tujuannya adalah menemukan kesenjangan ketika masih mudah diperbaiki.
Fokuskan peninjauan Anda pada fakta yang terlihat:
- Apakah tugas berulang diselesaikan dalam periode yang diharapkan?
- Apakah penanggung jawab yang ditetapkan jelas untuk pelaksanaan saat ini?
- Apakah ada item yang belum selesai dan memerlukan tindakan atau keputusan?
- Apakah catatan penyelesaian menunjukkan pola kebingungan, keterlambatan, atau duplikasi?
Ketika tugas belum selesai, mulailah dengan memeriksa sistem sebelum membuat asumsi tentang orangnya. Apakah tugasnya spesifik? Apakah penanggung jawab benar-benar telah ditetapkan? Apakah jadwalnya sesuai dengan pekerjaan? Apakah perubahan peran membuat nama lama tetap tercantum? Pendekatan ini membuat tindak lanjut menjadi konstruktif dan membantu memperbaiki penyebab yang berulang, alih-alih sekadar bereaksi terhadap satu item yang terlewat.
Tampilan penyelesaian yang jelas sangat membantu ketika manajer mengawasi beberapa rutinitas. Dengan tampilan Daftar periksa untuk pekerjaan berulang yang ditugaskan, tim dapat membuat penyelesaian terlihat dalam ruang kerja yang jelas dan mudah diakses, alih-alih hanya mengandalkan konfirmasi lisan.
Perbarui tanggung jawab setiap kali peran atau rutinitas berubah
Kebingungan tentang tanggung jawab sering muncul setelah perubahan, bukan saat tugas pertama kali dibuat. Seorang karyawan mengubah tanggung jawab, rekan baru bergabung, proses bergeser, atau pekerjaan didistribusikan ulang selama periode sibuk. Tugas berulang tetap berlanjut, tetapi penanggung jawab yang tercantum tidak lagi mencerminkan kenyataan.
Jadikan pembaruan tanggung jawab sebagai bagian dari perubahan itu sendiri. Setiap kali tanggung jawab berpindah, tinjau tugas berulang terkait dan pastikan:
- Tugas tersebut masih diperlukan.
- Deskripsinya masih sesuai dengan proses saat ini.
- Jadwalnya masih masuk akal.
- Penanggung jawab yang ditetapkan adalah orang yang tepat saat ini.
- Tim mengetahui tempat untuk melihat penugasan dan status penyelesaian.
Pemeriksaan ini tidak perlu memakan waktu lama, tetapi harus dilakukan dengan sengaja. Membiarkan penugasan lama tetap berlaku menciptakan ketidakpastian bagi penanggung jawab sebelumnya maupun orang yang diharapkan mengambil alih. Pembaruan yang segera menjaga kesinambungan dan memberi penanggung jawab baru titik awal yang adil serta mudah dipahami.
Bangun akuntabilitas tanpa tekanan yang tidak perlu
Tanggung jawab yang jelas bukan tentang mengawasi setiap gerakan. Ini tentang membuat ekspektasi rutin dapat dijalankan. Karyawan diuntungkan karena mereka mengetahui apa yang menjadi tanggung jawab mereka dan tidak perlu menebak apakah rekan kerja menangani pekerjaan yang sama. Manajer diuntungkan karena mereka dapat melihat apa yang sudah selesai dan menangani kesenjangan lebih awal. Bisnis diuntungkan dari rutinitas yang tidak terlalu bergantung pada ingatan dan asumsi informal.
Mulailah dari hal kecil. Pilih beberapa tugas berulang yang saat ini tidak jelas, tetapkan satu penanggung jawab untuk masing-masing, tulis ulang agar penyelesaiannya dapat diamati, dan tentukan titik peninjauan yang sesuai. Ketika tim melihat nilai dari catatan yang terlihat, Anda dapat menerapkan metode yang sama pada pekerjaan berulang lainnya.
Kesimpulan
Untuk menugaskan tugas berulang tanpa kebingungan tentang tanggung jawab, jadikan tanggung jawab tunggal dan terlihat: satu penanggung jawab saat ini, satu definisi penyelesaian yang jelas, satu jadwal pengulangan yang sesuai, dan satu cara rutin untuk meninjau status. Perbarui detail tersebut setiap kali pekerjaan atau peran berubah.
Berikan setiap tugas berulang satu penanggung jawab yang jelas dan catatan penyelesaian yang terlihat. Jelajahi Daftar periksa untuk membuat daftar periksa yang dapat diulang, menetapkan tanggung jawab, dan melihat apa yang sudah selesai.