Atunci când o întreprindere mică angajează pe cineva, integrarea noii persoane ajunge adesea să concureze cu activitatea pentru clienți, operațiunile și toate celelalte lucruri care necesită atenție. Unele etape trebuie parcurse imediat; altele depind de disponibilitatea unui manager, a unui coleg sau a noului angajat. Fără un plan comun, este ușor să omiți o sarcină sau să presupui că s-a ocupat altcineva de ea.
O listă de verificare repetabilă pentru integrarea unui angajat nou într-o întreprindere mică oferă tuturor o succesiune clară de urmat. Nu trebuie să acopere orice situație posibilă. Începe cu etapele importante pentru echipa ta, formulează fiecare sarcină astfel încât să fie ușor de înțeles și stabilește cine răspunde de ea. Apoi, folosește fiecare angajare ca pe o ocazie de a îmbunătăți procesul.
De ce ajută o listă de verificare repetabilă o echipă mică
Într-o întreprindere mică, informațiile despre integrarea noilor angajați sunt adesea informale. O persoană poate ști cum să pregătească un post de lucru, iar alta, cine ar trebui să-i prezinte noul angajat echipei. Aceste cunoștințe sunt utile până când persoana care se ocupă de obicei de o etapă este ocupată, lipsește sau pur și simplu uită. O listă scrisă cu pașii de integrare a angajatului pune etapele convenite la dispoziția echipei.
O listă de verificare poate reduce și incertitudinea pentru un angajat nou. În loc să se întrebe ce urmează, acesta poate vedea succesiunea de bază și elementele de care trebuie să se ocupe. Pentru cei care îl sprijină, o listă comună face responsabilitățile mai vizibile: persoana desemnată pentru o sarcină poate vedea ce are de făcut, iar echipa poate vedea ce este finalizat.
Scopul nu este să transformi o primire personală în hârțogăraie. Ideea este să faci mai ușor de urmat activitățile repetitive, lăsând loc conversațiilor, întrebărilor și nevoilor specifice fiecărui rol. Privește lista ca pe un ghid practic, nu ca pe un înlocuitor al unei conduceri atente.
Separă lucrurile esențiale din prima zi de sarcinile care pot fi făcute mai târziu
Începe prin a împărți etapele posibile ale integrării pe intervale de timp. Ce trebuie neapărat să se întâmple în prima zi a angajatului? Ce ar trebui finalizat în prima săptămână? Ce poate aștepta până când persoana se acomodează în rol? Această distincție simplă ajută la menținerea unei prime zile bine organizate, în loc să prezinte fiecare sarcină ca fiind la fel de urgentă.
Pentru lista din prima zi, ia în considerare lucrurile esențiale de care trebuie să se ocupe întreprinderea ta. Acestea pot include întâmpinarea noului angajat, prezentarea colegilor cu care va lucra, explicarea structurii zilei și trecerea în revistă a responsabilităților imediate ale rolului. Include doar etapele potrivite locului tău de muncă și utile în acel moment.
Sarcinile ulterioare pot include o prezentare mai detaliată a activităților obișnuite, timp pentru întrebări după ce angajatul a încercat o sarcină sau discuții de urmărire cu un coordonator de echipă. Momentul potrivit depinde de rol și de echipa ta. Un nou angajat care trebuie să învețe o succesiune de activități practice poate avea nevoie de un program diferit față de cineva a cărui primă săptămână se concentrează pe întâlnirea colegilor și înțelegerea activităților curente.
Asigură-te că secțiunea pentru prima zi este ușor de parcurs. Dacă devine prea lungă, separă acțiunile esențiale de activitățile utile de urmărire, în loc să le ceri angajatului nou și echipei mici să facă totul deodată. Un model de listă de verificare pentru angajați noi este cel mai util când reflectă o ordine realistă, nu o zi idealizată, fără întreruperi.
Formulează elementele listei astfel încât cineva să poată acționa
Fiecare element ar trebui să clarifice ce trebuie făcut. Mențiuni vagi precum „orientare”, „documente” sau „întâlnirea echipei” pot avea sens pentru persoana care le-a scris, dar îi pot lăsa pe ceilalți să ghicească. Înlocuiește-le cu o acțiune clară și suficiente detalii pentru a indica pasul următor.
De exemplu, în loc de „orientare”, formulează acțiunea astfel: „Parcurgeți rutina de deschidere a echipei împreună cu noul angajat”. În loc de „întâlnirea echipei”, precizează prezentarea dorită, de exemplu: „Prezintă noul angajat colegilor cu care va lucra astăzi”. Aceste exemple sunt puncte de pornire, nu cerințe universale; adaptează-le la modul în care funcționează întreprinderea ta.
Folosește formulări potrivite persoanei care trebuie să finalizeze elementul. Dacă responsabilitatea îi revine noului angajat, descrie o acțiune pe care o poate întreprinde. Dacă trebuie să acționeze un manager sau un coleg, precizează acest lucru. Evită să reunești mai multe acțiuni fără legătură într-un singur element: separarea lor ajută la identificarea lucrurilor făcute și a celor nefăcute.
Adaugă context atunci când previne o neînțelegere frecventă, dar păstrează fiecare mențiune concisă. Lista ar trebui să ajute pe cineva să acționeze, nu să-l oblige să citească un manual de politici înainte de a începe. Dacă o sarcină necesită o discuție sau o demonstrație, spune acest lucru clar, în loc să sugerezi că este suficient să bifezi o căsuță.
Atribuie responsabilități și fă vizibilă finalizarea sarcinilor
Fiecare element al listei ar trebui să aibă un responsabil clar atunci când mai multe persoane s-ar putea ocupa în mod rezonabil de el. Stabilește dacă persoana potrivită pentru fiecare etapă este noul angajat, managerul său sau un alt coleg. Atribuirea explicită a responsabilității este deosebit de utilă pentru sarcinile care depind de altcineva, nu de noul angajat, cum ar fi organizarea unei prezentări sau explicarea unei rutine a echipei.
Atribuie responsabilitățile în funcție de cine poate efectiv să ducă sarcina la bun sfârșit și când. Nu-i atribui managerului toate sarcinile doar pentru că acesta coordonează integrarea. Un coleg care desfășoară regulat un anumit proces poate fi mai potrivit să-l prezinte, în timp ce managerul urmărește experiența de ansamblu. Indiferent de organizarea aleasă, comunic-o clar persoanelor implicate.
De asemenea, echipa ar trebui să poată verifica ușor ce este finalizat. O listă vizibilă ajută la deosebirea etapelor încheiate de sarcinile care mai necesită atenție. Astfel, o scurtă discuție de verificare devine mai concretă: în loc să întrebe, în general, dacă integrarea merge bine, un coordonator poate identifica un element nefinalizat și poate întreba ce sprijin este necesar.
Pentru o echipă mică, o abordare simplă este să folosești o listă de verificare recurentă ca punct de pornire pentru fiecare angajare, să atribui responsabilități pentru etape și să verifici ce este finalizat. Listă de verificare ajută echipele să creeze liste recurente, să atribuie responsabilități și să vadă ce este finalizat, fiind o opțiune de luat în considerare dacă dorești o structură comună pentru activități repetitive de integrare.
Vizibilitatea nu înseamnă să urmărești fiecare mișcare. Ea ajută echipa să se coordoneze și să observe când o sarcină așteaptă după o persoană, o conversație sau o decizie. Păstrează un ton încurajator în discuțiile de verificare și lasă-i noului angajat loc să ridice întrebări pe care lista nu le poate anticipa.
Revizuiește lista după fiecare angajare
Lista ar trebui să evolueze pe măsură ce afli cum funcționează integrarea în practică. După o angajare, rezervă câteva minute pentru a-i întreba pe cei implicați ce a fost util, ce nu a fost clar și ce a lipsit. Perspectiva noului angajat poate fi deosebit de utilă: acesta a parcurs succesiunea de pași fără să cunoască dinainte întreprinderea.
Urmărește indicii concrete. A rămas în mod repetat o sarcină în așteptare pentru că nu era clar cine răspunde de ea? A fost programat un element înainte ca angajatul să aibă contextul necesar pentru a-l finaliza? Lista includea pași care nu mai erau relevanți? Au existat explicații importante oferite informal, care ar trebui făcute mai ușor de repetat? Folosește răspunsurile pentru a face modificări bine țintite.
Păstrează lista concisă pe măsură ce o actualizezi. Adaugă un element dacă acoperă o etapă recurentă și importantă; elimină-l sau revizuiește-l dacă nu mai este util. Dacă o sarcină se aplică doar unui anumit rol sau unei anumite situații, hotărăște dacă aparține procesului general sau ar trebui gestionată separat. Scopul este să ai o bază de încredere, nu o listă care încearcă să acopere fiecare excepție.
Poate fi util să revizuiești lista și atunci când se schimbă responsabilitățile sau rutinele echipei. Un proces care avea sens înainte poate necesita alt responsabil sau altă programare pe măsură ce întreprinderea se dezvoltă. Revizuirile regulate și practice mențin lista de verificare pentru integrarea angajaților conectată la activitatea desfășurată efectiv.
Construiește un proces pe care echipa îl poate repeta
Un proces util de integrare a angajaților într-o întreprindere mică pornește de la un set gestionabil de lucruri esențiale, separă acțiunile din prima zi de sarcinile ulterioare și atribuie fiecărui element un responsabil clar. Fă vizibilă finalizarea, astfel încât echipa să poată urmări progresul, apoi revizuiește lista după fiecare angajare, ținând cont de experiența reală.
Începe cu pașii de care următorul angajat chiar are nevoie. Formulează acțiuni concrete, atribuie responsabilități și îmbunătățește lista pe măsură ce echipa învață. Descoperă Listă de verificare pentru a crea liste recurente, a atribui responsabilități și a vedea ce este finalizat.